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Le registre matricule et la base de données

Francine Masson
p. 1-7

Texte intégral

L’historique

1Ecole militaire depuis 1804, l’Ecole a eu le souci de conserver l’enregistrement de l’inscription de ses élèves et quel meilleur moyen de conserver ces enregistrements que de les constituer en gros registres foliotés, évitant ainsi la perte toujours possible de feuillets volants. C’est ainsi que tous les élèves ayant réussi le concours d’entrée à l’Ecole et ayant été inscrits depuis 1794 figurent sur ces 105 gros volumes dits « registres matricules ».

2Les archives n’ont pas gardé les documents des premières inscriptions. Faut-il attribuer à la militarisation de l’Ecole le souci d’avoir un formulaire d’inscription uniforme d’une année sur l’autre, avec le même type d’informations demandées, et une conservation des informations pour savoir qui pouvait se réclamer du titre d’ancien élève ? Les registres des Conseils sont muets sur ce point et ne donnent pas d’indication sur la date de création du premier registre, ni sur le type d’informations recueillies. Le premier registre, qui couvre les années 1794 à 1802, porte en exergue l’avis suivant :

« Le registre matricule des élèves parait n’avoir commencé que vers le 15 nivôse an 5 (Janvier 1797). On y comprit tous les élèves faisant alors partie de l’Ecole, on ne sait quelle est la règle adoptée pour leur enregistrement. On y voit figurer, sans égard pour l’ordre du concours, les élèves admis dans les années 3, 4 et 5 de la République (1794, 1795 et 1796). Ce n’est qu’à compter du concours de l’an 6 (1797) que les élèves ont été inscrits par concours, et cet ordre a été suivi depuis cette époque.

Pour remplir la lacune résultant de ce qu’un grand nombre d’élèves avait déjà cessé de faire partie de l’Ecole en pluviôse an 5, on plaça en tête du registre un contrôle par ordre alphabétique de ces élèves, avec indication des époques d’entrée et de sortie, suivi d’une table par ordre alphabétique. Cette disposition laissant toutefois à désirer, attendu qu’il était difficile dans ce mélange de tous les élèves, de retrouver les premières listes qui avaient formé le noyau de l’Ecole, on donna le nom de registre matricule N° 1 (ou tome 1er) à un registre existant qui contenait les listes des élèves admis en 1794, au nombre de 396 ; les élèves portés sur ce registre reçurent un n° matricule de 1 à 396 dans l’ordre de l’enregistrement, pour les autres indications on renvoya à la page du tome 2, sur laquelle se trouvaient reportés les dits élèves, soit dans le contrôle ci-dessus mentionné des élèves qui ne faisaient plus partie de l’Ecole en pluviôse an 5, soit dans le corps du registre.

Le numéro matricule des élèves admis en 1794 a été reporté à l’article de chacun dans le tome 2 ; on a placé aussi en tête de ce tome, les deux listes, par ordre alphabétique, des élèves admis à la suite des concours des années 4 et 5 (1795 et 1796) avec un numéro d’ordre matriculaire, assigné dans le même ordre à chacun, ce qui explique les interruptions de numéros, que l’on remarque dans le corps du registre jusqu’au moment où les élèves admis au concours de l’an 6 (1797) ont été enregistrés.

A dater de ce moment, les numéros d’immatriculation ont suivi l’ordre dans lequel se sont présentés, pour se faire inscrire, les élèves admis. »

3Ce premier registre est donc une reconstitution a posteriori, difficile à dater, peut-être réalisée vers 1810. En effet, même si l’inscription répond à une meilleure organisation à partir de 1797, le premier registre qui couvre les années 1794 à 1802, a été réalisé sur le même type de registre qui sera utilisé tout au long du XIXème siècle, et qui porte en titre courant : « Concours 18.. ». En effet, de 1794 à 1899, les registres se présentent de la même façon, regroupant plusieurs promotions, avec un formulaire immuable. A partir de 1899, les registres sont annuels, offrant pour chaque élève une page recto-verso. Depuis 1986, l’inscription des élèves est informatisée, mais il existe toujours une sortie papier, reliée en registre, pour continuer la série...

Que trouve-t-on dans les registres ?

4Le premier registre, 1794-1802, n’est pas très significatif de ce qu’on trouvera dans les registres suivants. Dès la promotion 1797, on trouve des informations sur le lieu de naissance et parfois la profession du père, mais il faut attendre la promotion 1810 pour avoir des informations d’état-civil complètes : nom, prénom, lieu et date de naissance, prénom du père, nom et prénom de la mère, profession et adresse des parents. On trouve jusqu’en 1803 l’adresse personnelle des élèves : il ne faut pas oublier que les élèves étaient alors externes. A cela s’ajoute peu à peu et en fonction de l’évolution de l’Ecole, les indications de bourse, d’attribution de trousseau et des informations sur la scolarité, lieu du concours, classement d’entrée, classement de passage, classement de sortie, classement dans le corps de sortie.

5Les registres matricules, de façon très indirecte, mais tout à fait évidente traduisent aussi les troubles des temps. Les périodes de guerre qui désorganisent la belle ordonnance du concours, mobilisent les élèves en cours de scolarité ou modifient leur nationalité sont identifiées dans les registres par des chevauchements de promotions, des surcharges, des listes complémentaires... L’Ecole n’oublie jamais que ses élèves sont militaires, et, au même titre que les classements, sont notés dans le registre la situation militaire de chacun, la durée des engagements et, le cas échéant, les états de service et les faits d’armes.

6L’une des rubriques constantes est la description physique, qui apparaît dès 1797 et qui sera abandonnée, certainement au profit d’une photographie qui ne figure pas dans le registre, en 1971. On indique donc, jusqu’en 1971, la taille, la couleur des yeux et des cheveux, la forme du visage, du menton et de la bouche et les marques physiques particulières. La lecture des registres, fiche matricule par fiche matricule est à la fois fastidieuse et cocasse. On découvre au hasard un élève aux yeux rouges, quelques nez en pied de marmite, quelques touchants mentons à fossettes, pour un nombre considérable de fronts moyens, de mentons moyens et de bouches moyennes. Le sens de l’observation des employés chargés de décrire les élèves était rarement très aigu et il est bien difficile de se faire une idée de leur aspect physique à partir du registre matricule.

7En fait, la richesse de l’information qu’on peut tirer des registres matricules tient essentiellement au traitement statistique qui peut être fait. Par exemple, il est tout à fait possible de voir quand disparaissent à peu près totalement, dans les signes physiques, l’indication de marques de petite vérole. Très fréquentes pour les premières promotions, elles disparaissent presque totalement pour les promotions postérieures à 1820. Cette disparition s’explique plus sûrement par la diffusion de la vaccination antivariolique que par un manque d’attention des employés de l’Ecole.

8La masse des informations disponibles, près de 41 000 sur 200 ans, leur structuration régulière incitent donc fortement à envisager des traitements statistiques systématiques.

Qui est dans le registre matricule ?

9A priori, ne sont inscrits dans les registres que les élèves ayant réussi le concours et étant admis à l’Ecole. C’est ainsi que figurent dans les registres des élèves ayant commencé leur scolarité, mais ne l’ayant pas terminée pour des raisons diverses : insuffisance scolaire, renvoi, maladie, décès, abandon en cours de scolarité... Les registres indiquent toujours de façon laconique la raison pour laquelle un élève n’a pas été jusqu’au bout de ses études. On constate donc des différences parfois importantes entre les listes d’élèves par promotion tirées des registres matricules et les listes d’anciens eleves gérées par l’association des anciens élèves. A priori, l’association des anciens élèves établit les listes de ceux qui ont terminé leurs études et qui ont donc seuls droit, depuis 1926, au titre d’ancien élève de l’Ecole polytechnique, seul titre délivré jusqu’à la création du titre d’ingénieur. Les listes des anciens élèves peuvent donc logiquement être plus courtes que les listes tirées du registre matricule. Mais l’association des anciens élèves a tout à fait le droit de décider que certains élèves qui n’ont pas terminé leur scolarité seront néanmoins considérés comme des anciens élèves. Théoriquement, Auguste Comte, qui a été licencié avec sa promotion en 1816 et qui n’a pas été réintégré, n’a pas droit au titre d’ancien élève, et pourtant, toutes les biographies de Comte lui attribuent cette qualité, et l’Ecole est fière de le compter parmi les siens ! Plus triste est le cas des élèves morts en cours de scolarité. Ils ne devraient pas être considérés comme anciens élèves, mais traditionnellement, ils figurent dans les listes de l’association.

Registre de matricule des élèves de l’Ecole Impériale Polytechnique. 1810. Premier feuillet

Registre de matricule des élèves de l’Ecole Impériale Polytechnique. 1810. Premier feuillet

Collection Ecole polytechnique.

10La promotion 1914 a posé un problème particulier. En effet, un certain nombre d’élèves ayant réussi le concours ont été mobilisés avant d’être officiellement inscrits à l’Ecole. Ils sont morts pendant la guerre, ils figurent dans le livre d’or de l’Ecole, qui cite tous les polytechniciens morts pendant la première guerre mondiale, ils sont dans les listes d’anciens élèves établies par l’association et leurs noms sont gravés sur le monument aux morts de l’Ecole, mais ils ne sont pas enregistrés dans le registre matricule.

11Un autre problème se pose aussi, celui de l’évolution des noms. En effet, en deux siècles d’existence, certains noms évoluent du fait de l’usage, et l’état-civil officiel a souvent du retard par rapport à cet usage. Or, les informations du registre du matricule sont celles de l’état-civil. De la même façon, le registre ne tient pas compte des changements de noms intervenus après la scolarité, ce qui explique aussi certaines discordances entre les registres et les annuaires des anciens élèves.

12Le registre matricule est un document purement administratif, qui a toujours permis à l’Ecole de savoir qui étaient les élèves inscrits. Il peut servir de preuve pour établir d’éventuels droits à pension et retraite, mais l’établissement des listes d’anciens élèves par promotion, regroupant par exemple des redoublants et des élèves étrangers inscrits au registre matricule d’une autre promotion, est du seul fait de l’association des anciens élèves.

Registre de matricule des élèves de l'Ecole Impériale Polytechnique. 1810. Page 6

Registre de matricule des élèves de l'Ecole Impériale Polytechnique. 1810. Page 6

Collection Ecole polytechnique

La réalisation de la base de données : pourquoi ?

13En 1982, une équipe réunie par Jean-Pierre Callot, à l’initiative de Jacques Bouttes, avait édité un répertoire général des anciens élèves de l’Ecole polytechnique, énorme travail dans lequel on trouve par ordre alphabétique tous les anciens élèves de l’Ecole, avec pour chacun, l’indication des dates de promotions, de naissance, de décès, le rang d’entrée et de sortie (pour les promotions les plus anciennes), le corps de sortie et, éventuellement, des indications de carrière. Ce répertoire demandait une mise à jour, avec un outil informatique.

14Comme on l’a vu plus haut, les registres matricules comportent beaucoup de données personnelles, mais élève par élève, ces données sont succinctes et finalement assez pauvres, sauf pour l’état-civil. Par contre, si on examine non plus par individu, mais par groupe, on peut alors tirer beaucoup plus d’informations de tous ordres : sociologiques, géographiques, physiques... Mais la masse des données à traiter pour créer une information utile est telle qu’aucun traitement manuel n’était envisageable. C’est pourquoi, à l’occasion du bicentenaire, il a paru opportun de créer un outil informatique à partir du registre matricule, mais intégrant aussi des informations prises à d’autres sources, qui permettrait de connaître beaucoup plus finement la communauté des élèves. C’est ainsi qu’est née la base de données du registre matricule, du besoin de traitement statistique des informations contenues dans les registres matricules et du souci de reprendre et de compléter le travail de Jean-Pierre Callot.

15La base de données permet tous les traitements statistiques réalisables à la demande des chercheurs, sans limitation d’objet ou de nature, mais c’est aussi et surtout un outil vivant, dans lequel on peut toujours introduire de nouvelles informations, et qui est un répertoire

16toujours à jour, puisque les nouvelles promotions y sont systématiquement intégrées, et que le suivi des informations déjà saisies est assuré.

La réalisation de la base de données : comment ?

17La bibliothèque disposait déjà d’un excellent logiciel permettant la création et l’exploitation de notices bibliographiques. Les informaticiens responsables de ce logiciel ont développé, à partir de cette structure connue, un logiciel spécifique. Ils ont élaboré une grille de saisie reprenant le format des registres matricules, ce qui permettait de saisir toutes les informations contenues dans ces registres, élève par élève. Mais les informations étant données en texte libre, il a fallu aussi établir des codes pour permettre des traitements statistiques. Par exemple, les informations sur les bourses ont été codées, de même que les indications d’abandon de scolarité, ou de situation familiale : orphelin de père, de mère ou des deux parents. On compte ainsi 19 codes simples : une lettre ou un chiffre, qui permettent des traitements statistiques globaux, quelle que soit la forme littérale de l’information figurant dans le registre..

18Il a semblé aussi très utile de coder les informations sur la profession des parents. Mais il s’agissait d’un système beaucoup plus complexe, nécessitant à la fois le maintien de l’intitulé en texte libre, ne serait-ce que pour conserver le charme de certains métiers : couturière en chambre, ébéniste, négociant en papiers peints ou chimiste de l’administration des douanes, et l’établissement de codes fondés sur les classifications actuelles de l’INSEE et sur une approche historique permettant les regroupements dans le temps. Ce travail de codage a été réalisé par une sociologue.

19Comme tout traitement informatique nominatif, la réalisation de la base de données du registre matricule impliquait aussi une demande d’autorisation à la CNIL (Commission Nationale Informatique et Liberté). La grille de saisie informatique, recopiée de la grille du registre matricule et transmise pour avis à la CNIL a effrayé la commission. Les références au signalement physique et surtout à des « marques apparentes » n’entraient pas dans les informations informatisables... Heureusement, nous avons pu expliquer l’aspect historique de la grille de saisie et l’autorisation de traitement a été donnée.

20Il ne restait plus qu’à faire la saisie des 105 registres. Ce fut un travail de romain, mené à bien grâce à un travail d’équipe constant. 16 vacataires, sur 5 postes à plein temps, payés par l’association du bicentenaire, grâce à une subvention de la fondation EDF-GDF ont réalisé le travail de saisie. Il leur a fallu transcrire des textes manuscrits parfois peu lisibles, dans des délais toujours trop courts, recouper avec des informations prises ailleurs que sur le registre matricule et intégrées dans la base de données : registre des concours, répertoire de Callot, informations fournies par Bruno Belhoste pour les dix premières promotions, Irina et Dmitri Gouzevitch pour les polytechniciens ayant travaillé en Russie au XIXème siècle... 6 agents de la bibliothèque ont relu et corrigé tous les enregistrements.

21Aujourd’hui, la base compte 46 488 enregistrements pour 42 070 élèves. La différence entre le nombre d’élèves et le nombre d’enregistrements s’explique par les renvois établis pour les noms composés ou pour les élèves ayant changé de nom, lorsque cette information a été reportée sur le registre. Il faut noter que 1587 enregistrements ont aussi donné lieu à l’établissement de notices biographiques plus complètes.

L’apport de la base de données

22Le travail colossal qui a été réalisé pour la constitution de la base de données du registre matricule permet désormais une offre de service inimaginable auparavant.

23Tout d’abord, la saisie informatique va considérablement limiter la consultation des registres originaux. Tous les registres étaient déjà microfilmés, mais la consultation des microfilms est toujours un peu lourde, et l’obtention d’une copie papier à partir d’une microforme nécessite le recours à un appareillage fragile et souvent délicat à régler. Cette lourdeur d’usage de la microforme explique le recours toujours fréquent aux originaux. La facilité de consultation et d’extraction de copie papier de la base de données, directement à partir d’un nom ou d’une promotion simplifie énormément la démarche et supprime la plupart des consultations des originaux. La consultation de la base de données résout donc avec efficacité le conflit permanent entre la conservation et la communication des documents d’archives.

24La consultation complète de la base n’est pas ouverte à tous, en raison de l’application de la loi de 1979 sur la communication de données personnelles et de la convention passée avec la CNIL. Une extraction de la base est accessible au même titre que le catalogue de la bibliothèque, mais elle ne donne que les informations nominatives, l’appartenance à une promotion et le corps de sortie. L’accès à la totalité de l’information est réservé aux seuls archivistes et chercheurs autorisés, comme l’est aussi la consultation directe des registres du matricule.

25Le traitement informatique de la base a aussi permis de détecter les lignées familiales directes, déjà connues pour la plupart, mais aussi des liens collatéraux, en particulier en recoupant le nom des mères de polytechnicien avec des noms de polytechniciens. Il y a là tout un champ d’étude ouvert...

26La base de données a déjà beaucoup servi aussi pour établir à la demande les listes de polytechniciens originaires d’un lieu donné, ville, département ou région. Ce travail, ainsi que toutes les demandes de statistiques opérables sur l’ensemble de la base ou sur des sous-ensembles précisés par les chercheurs sont effectués par les informaticiens de la bibliothèque, à la demande des chercheurs. Cette solution, qui peut paraître contraignante pour les chercheurs, a été retenue pour conserver le maximum de confidentialité aux informations touchant les personnes. Tel quel, le système fonctionne bien. Il a permis par exemple de fournir des statistiques fines sur l’origine socioprofessionnelle des élèves depuis 1950, sans aucun recours direct par le chercheur intéressé aux informations nominatives.

Conclusion

27Le bicentenaire a permis la réalisation d’un outil de connaissance de la communauté des élèves de l’Ecole polytechnique, de ses origines à nos jours. Elle est exhaustive, pour les élèves, mais les informations concernant les carrières restent très fragmentaires et partielles, car à l’inverse des informations figurant sur les registres matricules de l’Ecole, qui correspondent à une action administrative précise, les informations de carrière ou même de décès sont relevées sur les annuaires des anciens élèves, qui ne possèdent que les informations qu’on a bien voulu leur fournir.

28L’annuaire des anciens élèves, lié au premier centenaire avait apporté un premier outil de connaissance de la communauté polytechnicienne. Cet annuaire a évolué et s’est considérablement enrichi depuis ses premières versions. La base de données du registre matricule offre, avec l’apport de l’informatique, un nouvel outil de connaissance permettant une approche exhaustive du corpus de tous les élèves entrés à l’Ecole.

29Annuaires et base de données sont bien deux instruments complémentaires au service de la connaissance d’une communauté. Ils offrent à cette communauté un regard sur elle-même, mais ils sont aussi un moyen d’études et de recherche pour l’extérieur et dépassent ainsi l’ethnocentrisme qu’on a souvent reproché aux polytechniciens. « Connais-toi toi même », a dit le philosophe grec, on peut ajouter à cela : « Fais-toi connaître ». Les outils de cette connaissance sont maintenant disponibles.

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Table des illustrations

Titre Registre de matricule des élèves de l’Ecole Impériale Polytechnique. 1810. Premier feuillet
Crédits Collection Ecole polytechnique.
URL http://sabix.revues.org/docannexe/image/766/img-1.jpg
Fichier image/jpeg, 76k
Titre Registre de matricule des élèves de l'Ecole Impériale Polytechnique. 1810. Page 6
Crédits Collection Ecole polytechnique
URL http://sabix.revues.org/docannexe/image/766/img-2.jpg
Fichier image/jpeg, 113k
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Pour citer cet article

Référence électronique

Francine Masson, « Le registre matricule et la base de données », Bulletin de la Sabix [En ligne], 14 | 1995, mis en ligne le 05 décembre 2011, consulté le 26 avril 2017. URL : http://sabix.revues.org/766

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Auteur

Francine Masson

Directrice de la Bibliothèque de l'Ecole polytechnique

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Droits d'auteur

© SABIX

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